팀장의 의사소통 기술은 남달라야 한다 2016.02.26

여러 명의 협업을 전제로 하는 팀에서 의사소통은 몸의 혈액과 같다.

적절히 혈액 순환이 되지 않는 몸이 건강할 수 없듯이 팀 내부도 의사소통이 원활해야 에너지가 넘치고 성과도 올라간다.

이런 면에서 의사소통도 팀장의 주요한 능력이고 기술이 필요한 영역이다.

하지만 가족, 친지 등 친목 관계와 달리 회사에서는 공식적인 의사소통의 기술 또한 필요하다.

첫째, 공식적인 의사 결정을 위한 방법을 설정해야 한다

팀 단위 조직의 의사 결정 권한은 첫째 명시적인 팀장의 권한이 필요조건이고, 둘째 묵시적 동의에 기반한 공감대가 충분조건이다.

팀장은 사안의 성격에 따라 팀장 단독으로 결정해도 되는 것과 선임 팀원들과 상의가 필요한 것, 그리고 팀 전체와 논의가 필요한 것을 구분해 공식적인 의사 결정 방법을 정한다.

팀장이 의사 결정의 권한을 가지고 있다는 것과 뜻대로 한다는 것은 다르다.

팀원들이 참여한 공식적인 의사 결정 과정을 거친다면, 팀원들도 중요한 일에 참여한다는 느낌을 가지고 책임감을 공유할 수 있다.

이는 의사 결정의 정당성을 높이고 팀장의 리더십을 강화시킨다.

둘째, 업무 지시는 최대한 구체적이어야 한다

팀장이 팀원에게 ‘알아서 해봐’라는 식의 CEO가 내릴 법한 지시를 반복적으로 내리고 있다면 팀장으로서의 역할을 되돌아볼 필요가 있다.

구체적 지시란 ‘분명한 과제 정의, 명확한 시한, 적절한 설명’의 3가지가 갖춰져 있음을 의미한다.

특히 팀장이 업무 지시를 하면서 시한을 분명히 해야 팀원도 업무의 우선순위를 정하고 자신의 업무 계획을 세울 수 있다.

마감 시간을 정확히 하지 않은 상태에서 팀장이 생각나는 대로 결과물을 챙긴다면 팀은 혼란에 빠진다.

특히 업무를 지시하면서 습관적으로 재촉하는 것은 더욱 그러하다.

팀장의 지시는 수준이 있어야 한다.

과제를 맡은 팀원이 헤매고 있다면, 팀원을 탓하기에 앞서 자신의 지시가 구체적이고 분명했는지를 돌아봐야 한다.

셋째, 경청이다

원활한 의사소통을 위해서 ‘상대방의 말을 경청하라’고 조언한다.

하지만 말은 언제나 하는 것보다는 듣는 것이 어렵다.

특히 상사로서 부하의 중언부언을 듣는 것은 정말 곤혹스러운 일이다.

그러나 팀장이 알아야 할 것은 자신 앞에서 중언부언하고 있는 부하도 나름대로는 최선을 다하고 있다는 점이다.

상사에게 불쾌감을 주는 일을 좋아할 사람은 없기 때문이다.

부하가 열심히 설명하고 있는데 상사가 사소한 실수를 문제 삼아 불쾌감이나 경멸감을 나타낸다면, 팀장이 직원들로부터 솔직한 이야기를 들을 기회는 대폭 줄어들 것이다.

더욱이 팀장이 부하 직원들의 의사 전달 방식을 문제 삼는다면 팀장은 내용을 정확히 아는 사람보다는 보고를 매끄럽게 잘하는 사람들에게 둘러싸이기 쉽다.

넷째, 평론가가 아니라 행동가가 돼야 한다

세상에는 자그마한 것이라도 자신이 만들어가면서 사는 사람이 있고 남이 해놓은 것에만 주의를 기울이는 사람이 있다.

조직에서도 평론가와 행동가가 있다.

평론가는 끊임없이 다른 사람의 행동과 성과에 대해 관찰하고 평가한다.

정의롭게 보이는 것은 대개 평론가들이다.

그럴듯한 언변과 논리가 이들의 무기기 때문이다.

하지만 회사는 명분보다는 실리를, 당위성보다는 성과를 중요시하는 조직이다.

올바른 조직이라면 평론가보다 행동가가 결국엔 대접을 받는다.

팀장이라면 더욱 그러할 것이다.

행동가가 돼야 할 자리에서 평론가가 돼 부하 직원을 폄하하는 것은 리더십의 문제와 연결된다.

행동보다 말이 앞서는 유형의 상사에 대해서는 아랫사람이 신뢰감과 존경심을 가지기 어렵다.

즉, 팀장의 의사소통은 말로도 하지만 ‘행동’으로도 한다는 점을 명심해야 한다.

글 : 김경준(딜로이트 컨설팅 대표)

자료 제공 : 한국산업인력공단 HRD KOREA 12월호